Cod de conduită

Cuprins:

1. Introducere și definirea termenilor

1.2 Prezentul cod de conduită este adoptat de către Asociația Envision (Partenerul) pentru stabilirea unor reguli de comportament profesional aplicabil în cazul asociației, al organizațiilor partenere, al membrilor, voluntarilor și personalului acestor entități, care au responsabilități în domeniul fundraisingului digital, precum și persoanelor care donează sau sunt fundraiseri voluntari prin intermediul instrumentelor de fundraising oferite de Partener.

1.2. Pentru o bună colaborare și menținerea unui standard ridicat de transparență și încredere în legătură cu instrumentele de fundraising oferite de Partener, organizațiile beneficiare și utilizatorii finali sunt de acord să respecte acest Cod de conduită pe care urmează să-l îmbunătățim și să îl actualizăm periodic.

1.3. În cadrul Codului de conduită am denumit anumite expresii și referințe care se repetă, în felul următor:

  • Partenerul = Asociația Envision
  • Instrumente de fundraising = instrumentele de fundraising digital oferite de Asociația Envision
  • Organizația beneficiară = organizația parteneră care folosește instrumentele de fundraising digital oferite de Asociația Envision, respectiv care utilizează fondurile colectate prin intermediul acestor instrumente cu respectarea cerințelor menționate în cuprinsul acestui Cod de conduită.
  • Fundraiseri voluntari = persoane care strâng fonduri prin intermediul instrumentelor de fundraising care folosesc metoda peer to peer.

  • Utilizatori finali = fundraiserii voluntari și donatorii care folosesc instrumentele de fundraising pentru a susține o organizație beneficiară.

2. Criterii inițiale

Sunt câteva criterii, zicem noi de bună credință, pe care le urmărim atunci când ne facem o nouă organizație parteneră:

2.1 Să fie o organizație neguvernamentală (asociație, fundație), non-profit, înregistrată legal în România și acreditată pentru acordarea serviciilor în proiectele pe care le desfășoară (unde acreditarea este necesară). Proiectele desfășurate să aibă impact social în România și să aibă definite obiective și rezultate măsurabile.

2.2 Să nu implementeze, să nu susțină și să nu promoveze evenimente și proiecte de propagandă religioasă sau politică, ori care incită la discriminare de orice fel sau la ură.

2.3 Să fie o organizație credibilă care comunică transparent cu grupul său țintă atât în mediul on-line, cât și în cel cotidian, respectiv să dispună de un raport anual sau un alt mecanism de raportare transparentă a activităților (ex. site web, raport de audit etc.).

2.4 Să își îndeplinească toate obligațiile de plată a contribuțiilor, taxelor și impozitelor față de bugetul statului și bugetul local, să nu aibă datorii fiscale.

2.5 Să fie în funcțiune, respectiv să nu fie în curs  de dizolvare ori lichidare, sau cu activitatea suspendată, să nu fie plasată sub administrare judiciară, să nu facă obiectul vreunei proceduri în legătură cu sau similare cu cele de mai sus.

2.6. Să nu fi făcut obiectul vreunei hotărâri judecătorești care are autoritate de lucru judecat pentru fraudă, corupție, aderare la un grup infracțional sau orice altă activitate ilicită care prejudiciază interesele financiare și nu numai ale comunităților.

2.7 Să nu fi avut abateri grave în implementarea unor proiecte anterioare sau abateri în urma cărora să se fi produs prejudicii de orice natură în dauna unor persoane terțe.

2.8. Să asigure condițiile tehnice, organizatorice și manageriale necesare pentru protejarea confidențialității informațiilor obţinute în cursul activităților profesionale și care se referă la Partener, la voluntarii, angajații și colaboratorii acestuia, la persoanele care donează sau care sunt fundraiseri voluntari prin intermediul instrumentelor de fundraising oferite de Partener, precum și a confidențialității oricăror alte informații obținute în urma utilizării acestor instrumente. Aceste condiții se referă, printre altele, la operațiunile de prelucrare, colectare, stocare, transmitere ori distrugere a datelor personale obținute de către organizația parteneră.

2.9 Reprezentanții, angajații sau colaboratorii activii ai organizației trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

2.9.1 Nu pot susține scopuri politice.

2.9.2 Nu pot avea condamnări sau, după caz, executări de pedepse pentru fapte privind conduită profesională, fraudă, corupție sau orice alte activități ilicite legate de finanțări din surse publice, private sau individuale.

2.10 De asemenea, persoanele amintite la punctul anterior au și următoarele obligații:

2.10.1 Să cunoască, să implementeze la nivelul organizației și să respecte toate măsurile necesare pentru prelucrarea datelor cu caracter personal conform dispozițiilor GDPR și ale legislației din România.

2.10.2 Să respecte și să protejeze informația profesională obținută în urma derulării obligațiilor sau atribuțiilor profesionale ce are legătură cu activitatea Partenerului.

2.10.3 Să respecte şi să protejeze confidenţialitatea informaţiilor obţinute în cursul activităţilor profesionale și care se referă la Partener, la voluntarii, angajații și colaboratorii acestuia, la persoanele care donează sau sunt fundraiseri voluntari prin intermediul instrumentelor de fundraising oferite de Partener, precum și confidențialitatea oricăror alte informații obținute în urma utilizării acestor instrumente.

3. Transparența

3.1 Organizația beneficiară și fundraiserii voluntari încarcă în instrumentele de fundraising informații complete, clare și transparente despre nevoia/scopul pentru care strânge fondurile, suma de care are nevoie, care sunt acțiunile pe care le va întreprinde pentru a atinge scopul, cum vor fi cheltuiți banii (liniile mari de buget), care este impactul în comunitate și orice alte informații relevante pentru donatori și fundraiserii voluntari, după caz.

3.2 Organizația beneficiară mai are următoarele obligații: 

3.2.1 Să aibă un mecanism de raportare transparentă a fondurilor strânse prin instrumentele de fundraising, a modului în care le folosește și a impactului acestora, care să fie ușor accesibil donatorilor, fundraiserilor voluntari și publicului larg  (ex. site web, raport anual, raport de audit etc.).

3.2.2 Să aibă un mecanism de comunicare prin care să comunice proactiv și la cerere cu donatorii, fundraiserii voluntari și publicul larg orice informații despre fondurile strânse prin instrumentele de fundraising.

3.2.3 Să comunice într-un mod proactiv și prin intermediul unor mijloace de comunicare care să asigure confirmarea de primire, către partener și utilizatorii finali ai instrumentelor orice situație de fraudă, sau orice alt tip de neregulă care vizează nerespectarea codului de conduită, sau integritatea morală, în legătură cu strângerea de fonduri, cu proiectul pentru care se strâng banii, cu echipa de implementare a proiectului sau cu membrii din echipa organizației. În cazul apariției unor asemenea situații, organizația beneficiară va efectua, într-un termen rezonabil, toate demersurile legale necesare pentru remedierea problemelor ivite. 

4. Conformitatea și actualizarea informațiilor

4.1 Organizația beneficiară își asumă următoarele obligații: 

4.1.1 Încarcă pe instrumentele de fundraising doar informații conforme cu scopul și misiunea sa, cu domeniul de activitate definit în statut și cu realitatea proiectelor pe care aceasta le desfășoară în comunitate.

4..1.2 Actualizează în timp real informațiile despre proiectele/cazurile sale pentru care se strâng fonduri. 

4.1.3 Urmărește statusul proiectelor sale și dezactivează posibilitatea de a se strânge fonduri prin instrumente de fundraising pentru proiectele pentru care s-a strâns necesarul de fonduri sau dacă, din motive justificate sau de forță majoră, acestea nu mai pot fi realizate. 

4.1.4 Are grijă să aibă actualizate datele persoanelor de contact în relația cu partenerul precum și ale celor în relație cu utilizatorii finali. De asemenea, menține actualizate în permanență datele de contact și de identificare ale organizației (numele organizației, adresa sediu social, adresa punct de lucru, număr de telefon, e-mail,  datele de identificare fiscală etc.).  

4.2 Utilizatorii fundraiseri voluntari își asumă, la rândul lor, că:

4.2.1 Se obligă să încarce pe instrumentele de fundraising doar informații corecte, conforme cu realitatea și actualizate despre cazul sau proiectul susținut. 

5. Utilizarea fondurilor

5.1 Fondurile colectate sunt utilizate de organizația beneficiară doar în scopul, pentru proiectul/pentru cazul pentru care acestea au fost donate. 

5.2 În cazul în care, din motive justificate sau de forță majoră, organizația beneficiară trebuie să redirecționeze fondurile strânse într-un anume scop/pentru un anume proiect/caz către un altul, trebuie să înștiințeze atât partenerul, cât și toți donatorii și fundraiserii voluntari ai acelui proiect, expunând clar și transparent motivele. Redirecționarea fondurilor nu se poate face decât cu acordul tuturor donatorilor și al fundraiserilor voluntari ai acelui proiect. În cazul în care donatorii și fundraiserii voluntari nu sunt de acord, sau comunicarea cu aceștia pentru obținerea acordului este imposibilă, organizația beneficiară trebuie să returneze donațiile. 

5.3 În cazul în care organizația beneficiară se află în imposibilitatea de a mai implementa un proiect/de a susține un caz pentru care s-au strâns fonduri și nu există opțiunea de a redirecționa banii strânși din donații către un alt scop/proiect/caz, aceasta trebuie să returneze donațiile, comunicând donatorilor și fundraiserilor voluntari clar și transparent motivele. 

6. Comunicarea cu fundraiserii voluntari și donatorii (utilizatori finali) și suportul oferit acestora

6.1 Organizația beneficiară are cel puțin o persoană dedicată din echipă care are în atribuții comunicarea, suportul și menținerea relației cu utilizatorii finali ai instrumentelor de fundraising. 

6.2 Organizația beneficiară acordă suport utilizatorilor finali pentru utilizarea instrumentelor puse la dispoziție de partener, despre modalitățile prin care pot strânge fonduri precum și pentru aplicația procesatorului de plăți propriu cu care instrumentele se integrează.

6.3 Aceasta urmărește zilnic proactiv statusul solicitărilor, notificărilor și donațiilor în instrumentele de fundraising, activează în decurs de maximum 1 zi paginile de fundraising în cazul instrumentelor de peer to peer, se asigură că nu există timpi de așteptare nejustificată care să creeze experiențe neplăcute. 

6.4 Asigură comunicarea permanentă cu utilizatorii finali. Contactează utilizatorii finali și donatori în maxim 1 zi de la primirea solicitărilor de a fi fundraiseri voluntari sau a donațiilor din partea acestora, pentru a le mulțumi și a le oferi suport în caz de nevoie.

6.5 De asemenea, se asigură că utilizatorii finali primesc periodic (la final de campanie, pe perioada desfășurării proiectului, la finalul proiectului etc.), mesaje de mulțumire și informații despre cum sunt folosiți banii donați, statusul și rezultatele proiectelor/cazurilor pentru care aceștia au fost donați.

7. Confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal

7.1 Organizația beneficiară se obligă să trateze toate informaţiile şi documentaţiile de care a luat cunoştinţă în timpul şi/sau cu ocazia derulării colaborării cu partenerul, ca informații confidențiale și își asumă responsabilitatea pentru păstrarea caracterului confidenţial al acestora. Obligația de confidențialitate va rămâne în vigoare și după încetarea colaborării pentru o perioadă nedeterminată de timp, indiferent de motivele încetării acestuia. 

7.2 Organizația beneficiară se obligă să nu facă publică şi să nu utilizeze nicio informaţie confidenţială pentru beneficiul său ori al oricărei alte persoane, să asigure confidenţialitatea informaţiilor comunicate de partener şi să nu divulge, să înstrăineze sau să comercializeze informaţiile furnizate de partener, cu excepţia situaţiilor prevăzute de lege şi/sau impuse şi/sau solicitate printr-o hotărâre şi/sau decizie a autorităţilor judecătoreşti şi/sau a altor autorităţi competente, precum şi cu excepţia situaţiilor în care acest lucru se impune în vederea executării colaborării între cei doi parteneri.

7.3 În cazul în care Organizația beneficiară încalcă obligaţia de confidenţialitate prevăzută în prezentul cod de conduită, prin dezvăluirea către persoane terțe neautorizate a unor informaţii fără caracter public, acesta va fi obligat la plata de daune către partener, cu excepția cazului când dezvăluirea este obligatorie în baza unei prevederi legale.

7.4 Prin acest cod de conduită, partenerul, organizația beneficiară și utilizatorii finali se obligă:

7.4.1 Să prelucreze datele cu caracter personal pe care le postează prin instrumentele de fundraising sau care le sunt dezvăluite de către celelalte părți, cu bună-credinţă, cu respectarea drepturilor persoanelor ale căror date sunt prelucrate şi în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare.

7.4.2 Să aplice măsurile tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, precum şi împotriva oricărei alte forme de prelucrare ilegală.

8. Măsuri antifraudă

8.1 Partenerul și procesatorul de plați se asigură că iau măsurile care îi privesc pentru prevenirea fraudelor. 

8.2 Organizația beneficiară, la rândul său, urmărește și semnalează transparent tuturor părților implicate direct și publicului larg, după caz, orice fraudă sau tentativă de fraudă care are legătură cu fondurile strânse prin instrumentele de fundraising. 

8.3 Organizația beneficiară găsește soluții de remediere a neregulilor apărute (împreună cu partenerul și procesatorul de plăți, dacă este cazul) și se asigură că ia măsuri ca astfel de situații să nu se repete. De asemenea, aceasta comunică transparent și proactiv care sunt măsurile luate către părțile direct implicate și către publicul larg, după caz.

Data ultimei actualizări: 04 noiembrie 2021

Proiect susţinut de:
Ing Romania Romanian American Foundation